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和不熟的同事合作,先溝通好這5個問題!

    發(fā)布時間:2022-09-02   來源:筑招建筑人才網(wǎng)   瀏覽次數(shù):3836  
標簽: 同事合作

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剛接下一個新的項目、剛加入一個團隊,此時我們可能會遇到平日毫無往來,并不太熟的同事。除了對方的姓名與職稱,我們對他一無所知,這樣該如何有效協(xié)作?在工作開始前,彼此先溝通好五個問題,可以加大合作成效:項目的目標和進程是什么?責(zé)任如何歸屬?各自習(xí)慣的工作方式是什么?如何提供回饋意見?我們需要對方怎么配合,才能加快執(zhí)行效率?


當今組織由各種相互依存的團隊組成,協(xié)同工作日益頻繁;而隨著公司成長(或縮編),并調(diào)整組織,以保持靈活敏捷,團隊的組成也不斷演變發(fā)展和變動。你或你的同事都有可能剛接下某項職務(wù),或是剛加入某個團隊或組織,因此必須跟不認識的人協(xié)作。

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協(xié)作有時是一把雙刃劍,一方面可以帶來更多創(chuàng)新,并改善工作成果。史坦福大學(xué)(Stanford)一項研究發(fā)現(xiàn),合作可以加強個人的內(nèi)在動力,受試者在面對艱難的任務(wù)時,堅持時間因此延長了64%,而且興趣更高、精力也更旺盛。但合作的壞處,你我都很清楚,就是決策過程因此大大拖延,結(jié)果往往是無止境的會議、電話和電子郵件,據(jù)估計,可占用員工80%的時間,導(dǎo)致員工沒什么時間做自己的工作。若再加上其他因素,例如,彼此工作風(fēng)格不同、不清楚對方的期待等,合作的過程有可能很不順利,充滿挫折。

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話雖如此,跟不認識的人合作,也可能產(chǎn)生成功的結(jié)果,還能建立新的關(guān)系。我就有過這樣的經(jīng)驗,不但和我的共同主席一起把婦女會議辦得很成功,我們也因此發(fā)展出一段長達二十年的情誼。

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很多人往往在彼此簡單介紹過后,就直接進入「開始工作」模式,但如果能暫停一下,先和你的新同事一起討論下面幾個問題,你們不但能因此更了解彼此,合作也會更有成效。

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我們這個項目的目標和流程是什么?請花一點時間,闡明各自對成功達成目標的定義,以及通往目標之路該怎么走的看法。你應(yīng)確保你們是朝相同的方向努力邁進,而不是懷抱不一致的目的地。不論是架設(shè)新網(wǎng)站、爭取新客戶,還是推出新產(chǎn)品,界定目標和路線圖,能幫助你們了解,什么是彼此心中重要的事,并開始建立互信,一起投入共同的目標。

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誰負責(zé)做什么,以及何時完成?Slack在2019年進行的一項調(diào)查發(fā)現(xiàn),明確的責(zé)任歸屬,是良好職場協(xié)作的最重要特征之一,但調(diào)查也凸顯出,這是新興小公司和較大型企業(yè)很常見的問題。一開始就厘清各自的責(zé)任,不但有助于均衡分配工作量,還能避免無意間越界冒犯對方,或是重復(fù)做同樣的工作,甚至可以預(yù)防搶地盤的行為。由雙方共同約定誰承擔(dān)哪項工作、何時完成,可以讓分工更明確,并加強責(zé)任感。此外,跟同事定期開會檢視進度,可以使達成目標的機率提高95%。

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我們各自偏好的工作風(fēng)格和長處是什么?工作風(fēng)格的差異,可能會引起不滿或沖突。但只要事先討論,彼此充分理解,反而能使合作更有成效。理解彼此的長處,不但有助于決定怎么分工,你也會因此知道,有哪些地方是自己會想征詢或聽從同事意見的。我在創(chuàng)辦領(lǐng)導(dǎo)力培育公司時,才剛認識我的共同創(chuàng)辦人不久,她的宏觀視野、創(chuàng)新想法和行銷專長,幫助我們塑造公司愿景、界定目標市場,并創(chuàng)造出產(chǎn)品需求,使我們一開始推出的課程非常成功。至于務(wù)實的我,則特別關(guān)注細節(jié)和后勤,加上對財務(wù)的敏銳度,確保我們的創(chuàng)業(yè)計畫不但能順利執(zhí)行,同時還能獲利。假設(shè)我們在創(chuàng)業(yè)之初,沒有察覺到彼此不同的工作風(fēng)格和長處,我可能會認為她的想法太不切實際,她也可能覺得我的務(wù)實太綁手綁腳。相反地,我們善用彼此的差異,以創(chuàng)造優(yōu)勢。

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我之前有一位客戶,名叫拉吉(Raj),是一家管理顧問公司的合伙人,該公司的團隊每幾個月就會變動一次,于是,他制作一份檔案,說明自己偏好的工作風(fēng)格和長處,稱為「拉吉使用指南」。他會把這份檔案分享給團隊里的新成員,并要求新成員也說明自己的工作風(fēng)格和長處,這樣彼此的差異才能被善用,而不是導(dǎo)致誤解或沖突。

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我們何時、如何對我們的合作關(guān)系提出回饋意見?在開始合作之初,先建立回饋意見的流程,可以大大減少日后有意見要反應(yīng)時的尷尬。這樣做也能增進你和合作同事之間的關(guān)系。你可能真的很感激同事為項目帶來的創(chuàng)意,但上次召開會議時他沒有做好準備,害你不得不延后一個重要的決定。同樣地,你可能也會有盲點,看不到自己的貢獻在哪里,以及同事可能希望你在哪些地方做得更多(或更少)。

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我們需要對方怎么配合,以便把工作做到最好?我們常會假設(shè)別人的做事方式跟自己一樣,或是假設(shè)別人知道我們希望他們怎么做。情況往往并非如此。而且,如果你是跟不認識的人合作,厘清這個問題就更重要。要充分理解彼此應(yīng)該怎么配合,以便大家把工作做到最好,你們必須清楚表達自己的需求。例如,你可以說:「我如果有時間先想清楚要討論的議題,會更能做出貢獻。你能不能在開會前把議程重點先發(fā)給我,讓我在討論之前,先把問題好好想清楚?」如果你覺得自己在容忍同事的某些行為,那么,這不只是提出回饋意見的機會,還可以趁機提出早就想講的請求。例如:「周末收到電子郵件讓我壓力好大。除非真的很緊急,你能不能等到星期一再發(fā)送?」

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與你的新同事互相問這些問題,并一一回答,就能確保你們的合作可以成功達成任務(wù),還能建立正向的職場關(guān)系。


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