你擔(dān)心下屬工作量太大、負(fù)擔(dān)太重而離職，因此把工作全攬來自己做…，如果你正是這種每天把自己搞得都非常忙碌的主管，我可以告訴你，這樣做對(duì)于降低離職率，一點(diǎn)幫助都沒有。想降低離職率，除了主管自己心態(tài)調(diào)適，本文提供2個(gè)在某建筑企業(yè)實(shí)際發(fā)生的案例與解決方法，能提供給你一些啟發(fā)。

讀完這篇文章，你可以學(xué)到：

離職率高，都因工作權(quán)責(zé)沒有下放，讓下屬感到?jīng)]有成長空間與發(fā)展性。

你擔(dān)心下屬工作量太大、負(fù)擔(dān)太重而離職，因此把工作全攬來自己做。但這樣做對(duì)于降低離職率，一點(diǎn)幫助都沒有。

降低離職率，除了主管自己心態(tài)調(diào)適，請(qǐng)嘗試以下2個(gè)方法調(diào)整工作量：制作工作小時(shí)清單、不斷提問工作能不能簡化。

作為企業(yè)講師多年，深深覺得講課跟輔導(dǎo)不太一樣，尤其是跟企業(yè)的連接。上課非常單純，只要了解企業(yè)的期待，規(guī)劃課程內(nèi)容，課程結(jié)束就結(jié)束了。但「輔導(dǎo)」就完全不一樣，企業(yè)輔導(dǎo)是陪伴企業(yè)走一段變革的路，短則1年，長者超過5年。

?

這陣子在輔導(dǎo)企業(yè)時(shí)，有一位人資主管跟我討論：

公司有一位工齡已20多年的部門主管，人非常和善，只是每天都相當(dāng)忙碌，甚至?xí)诩偃占影??；陉P(guān)心，人資主管找了這位主管好多次，聊工作狀況。

這位部門主管表示他真的很忙，很多需要專業(yè)技能的工作部屬都不是很懂，他只好自己攬起來做。

他也說，部門的工程師非常年輕，很害怕他們會(huì)因工作量太大而離職，尤其現(xiàn)在工程師難找。

他又說，把工作交辦給部門同仁，他害怕同仁做得不夠好，無法交付他要的產(chǎn)出，想了一想，決定還是自己來做。

人資主管觀察，盡管這位主管很會(huì)為同仁考察，但部門離職率卻很高。

他好奇，主管已經(jīng)把工作都攬來自己做了，離職率還是那么高，那倒不如直接把工作指派出去，自己還不會(huì)那么累，不是嗎？到底問題出在哪呢？

這讓我想起，當(dāng)年我在某大型 建筑企業(yè)的2個(gè)小故事。

制作「工作小時(shí)清單」

當(dāng)年我在生產(chǎn)項(xiàng)目部門，連同主管，部門只有5位同仁。大家都很忙，尤其月底，為了趕工程量，那幾天會(huì)更忙碌。

那時(shí)的我們，總感覺工作一個(gè)月比一個(gè)月多，客戶的需求量越來越多，公司內(nèi)部采買了新機(jī)器，而大主管對(duì)于生產(chǎn)管理也有一些想法，常有突發(fā)奇想的項(xiàng)目需要執(zhí)行。但部門也就5個(gè)人，怎么算都覺得人力不夠。

有一次，我們打算向上爭取人力，協(xié)助分?jǐn)偣ぷ髫?fù)荷。大主管就問了我們：所以這個(gè)部門的每一位工程師，每天到底在做哪些事？

我們說很忙，到底忙在哪里？大主管要求每個(gè)人都去記錄，從上班到下班，每小時(shí)的工作內(nèi)容。

雖然心里有些不開心，但是我們還是去做了。我們把這份清單稱為「工作小時(shí)清單」。這份清單紀(jì)錄一陣子后，我們就發(fā)現(xiàn)：有些我們習(xí)以為常的工作，其實(shí)有很多改善的空間。

舉例，每個(gè)工程師每天大概會(huì)收到超過200封信，有些信件可能不是我們要處理的，但我們卻會(huì)一封一封進(jìn)去看，因此每個(gè)人每天都花費(fèi)很多時(shí)間看信。發(fā)現(xiàn)這個(gè)情況后，我們開始討論，先把這些信件做分類，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，80%信件都跟項(xiàng)目生產(chǎn)有關(guān)。因此，我們建立了一個(gè)部門群組郵箱，只要跟項(xiàng)目產(chǎn)生相關(guān)信件，就必須寄到這個(gè)群組郵箱。

接著，我們安排一位助理幫忙過濾信件，只要他能回復(fù)的，就由他來回復(fù)，如果需要工程師回復(fù)，再由助理轉(zhuǎn)寄信件給相關(guān)工程師。

看信的時(shí)間大幅降低，我們因此能夠去執(zhí)行大老板要求的項(xiàng)目。也正是因?yàn)檫@樣的調(diào)查，我們更清楚同事之間都在做哪些事，主管也更能協(xié)助大家提升工作效率，進(jìn)行工作輪調(diào)與分配。

舉例來說，主管在看這份調(diào)查清單時(shí)，發(fā)現(xiàn)一份工作報(bào)表，我需要花1.5小時(shí)的時(shí)間制作。他當(dāng)時(shí)馬上向IT部門同事開需求單，要求對(duì)方寫一個(gè)程序，讓我們可以一鍵抓出數(shù)據(jù)、生成報(bào)表。有了IT同事支持，同樣的任務(wù)，只要3分鐘就能做完。

主管告訴我們，每個(gè)人都有盲區(qū)，既然要改善工作太忙的狀況，就要清楚表列工作狀況，看看有沒有更聰明的方式可以采用。

我們第一次做，間隔2周，之后是每半年做1次。每一次進(jìn)行這樣的調(diào)查，都很有成效。大家雖然依舊很忙，但忙得更有價(jià)值了，與先前的哀鴻遍野大不相同。

?

不斷提問：工作可不可以簡化？

公司主管常會(huì)要求我們，在例行性工作之外，每年都要有進(jìn)步或創(chuàng)新的突破。不斷地對(duì)我們提問：工作可不可以簡化？

當(dāng)時(shí)，我申請(qǐng)輪調(diào)到質(zhì)量管理系統(tǒng)部門，這個(gè)部門的工作，大多會(huì)在每年年度先安排好，如：質(zhì)量系統(tǒng)稽核工作，內(nèi)部的5S競賽項(xiàng)目等等。其中，質(zhì)量系統(tǒng)稽核工作讓我印象非常深刻。

想像一下，如果外部稽核單位來作例行性稽核，需要花2天時(shí)間，那5個(gè)質(zhì)量稽核系統(tǒng)，公司就需要10天來接受外部稽核。而每次稽核，我們都要準(zhǔn)備非常多數(shù)據(jù)，工作量著實(shí)不小。

后來，我發(fā)現(xiàn)每一次質(zhì)量系統(tǒng)稽核的項(xiàng)目，其實(shí)都差不多。我們就想，能不能發(fā)展「多合一」的質(zhì)量系統(tǒng)稽核模式，讓外部稽核機(jī)構(gòu)一齊來稽核。這個(gè)方法，縮減了每年超過30%工作日，也讓原本負(fù)責(zé)例行性外部稽核工作的同仁，不再有那么多重工。

當(dāng)年，主管就是這樣不斷在每次開會(huì)時(shí)，用「大家想想看，工作可不可以簡化？」刺激我們想出各種可能性，再去嘗試與調(diào)整，越來越好、越順暢越簡化，工作上也越來越有成就感。

身為管理者，一定要了解同仁在做哪些事，并適度的權(quán)責(zé)分工。不斷刺激同仁，才會(huì)有更多改善跟創(chuàng)新的思維。

?

后來，針對(duì)這位忙得無法分身的主管，我也給出了幾點(diǎn)建議：

1.嘗試去做主管與團(tuán)隊(duì)同仁的「工作小時(shí)清單」Review，每2周1輪，每輪結(jié)束時(shí)，由個(gè)別組員5分鐘向大家報(bào)告。
?

2.不斷在團(tuán)隊(duì)中提問「工作可不可以簡化」，刺激團(tuán)隊(duì)同仁。
?

3.每個(gè)單位都可以加入1位助理，同時(shí)思考：哪些工作派給助理，可以提高團(tuán)隊(duì)效率。
?

4.安排團(tuán)隊(duì)同仁與向上1階的主管對(duì)談，團(tuán)隊(duì)主管本人不用參與。
?

5.請(qǐng)公司資深主管（非該主管的直轄主管）從旁協(xié)助該位主管下放工作。可以直接請(qǐng)他列席工作會(huì)議在旁觀察，事后針對(duì)關(guān)于工作下放給予一些回饋與指導(dǎo)。

6.對(duì)上層主管的報(bào)告，可以由團(tuán)隊(duì)同仁直接負(fù)責(zé)對(duì)上報(bào)告，團(tuán)隊(duì)主管從旁協(xié)助。下放給同仁，能讓他成長，沒抗壓性的同仁確實(shí)會(huì)走；但沒有下放，不讓他成長，同仁感到無聊沒發(fā)展性，也會(huì)離開。

?

如果你是每天都非常忙碌的主管，并且想降低團(tuán)隊(duì)成員離職率，希望以上的這2個(gè)小故事分享，能提供給你一些啟發(fā)。