?

我常覺得我們大家從離開學(xué)校到進入社會，最大的改變就在于「多了一些不同的身份」。比方說，多數(shù)人至少會多兩個身份，你一方面會成為某間公司的職員；另一方面則是工作時間之外的「自己」。畢竟除了工作之外，多數(shù)人大概也希望把自己的人生過好。

?

另外，你可能還會是個好兒子好女兒、好男友好女友、好哥哥好姐姐等等。換言之，人的歲數(shù)越大，越會有一部分的心會操在別人身上。

?

雖然看到這，有些人可能會覺得學(xué)生時代也很忙碌，也有很多事得完成。不過我得說，學(xué)生時代與進入社會后的生活，其實還是有本質(zhì)上的差異。

?

在校時，你多半有老師耳提面命何時要考試、有同學(xué)互相提醒何時要交作業(yè)，只要依循大家的步調(diào)來過生活，多半就出不了大問題。

?

可是進入社會、職場后，很多人會覺得最不調(diào)節(jié)的地方在于：沒有人會來提醒你該做什么了。

?

老板雖然會交辦工作，但未必會時時關(guān)切進度；同事之間雖然會有支持需求，比方說有人要你提供一個報表、有人來詢問你某個數(shù)據(jù)等等，但他們也不會時時催促你。

?

公司里的每個人通常是各忙各的，等他們下一次再問起某件事的進度時，大多都是死線將至或死線之后了。這時候你若還沒完成，恐怕只有挨罵的份。

?

更麻煩之處還在于，大家交代你事情的管道還可能百百種，有的人撥公司分機給你、有的人用Email、有的人用Line等等。在這種信息從四面八方涌來的狀態(tài)下，你一定會發(fā)現(xiàn)自己越來越容易忘掉某些事，可能哪天A工作忘了、哪天B文件沒能及時交付。

?

而且這種遺漏還可能不是發(fā)生一次，而是會造成惡性循環(huán)：一旦你開始忘東忘西，每天就會為了不被罵，優(yōu)先處理那些拖欠的任務(wù)。至于還沒被追殺的事情，就暫時先擱置。但過了幾天之后，這些被擱置的事往往又會變成那些緊急又會讓你被罵的事情。

?

為了降低挨罵的頻率，你甚至還可能會開始加班趕工。先把這些最緊急的任務(wù)做完，接著把幾天后要完成的任務(wù)也做點推進?？墒?，我其實分享過一個概念：當(dāng)你開始得加班才能完成一些事情時，可能就意味著你的工作管理、時間管理已經(jīng)出了問題。

?

雖然這種狀況一開始可能可以靠加班來補救，可是慢慢地你會發(fā)現(xiàn)，加班的幫助越來越不明顯，或者你可能需要更頻繁或更長時間的加班，才能起到些微的效果。時間一拉長，總還是會有更多急事冒出來。

?

事實上，這類困境的根源常在于，這些急事在之前都是所謂「重要但不緊急的事情」，一開始沒人會逼著你做，但你若就此放著不管，就算短時間內(nèi)沒事，時間拉長來看也會給自己帶來麻煩，成為將來某些時刻的緊急任務(wù)，讓人生卡住了。像身體檢查、自我進修、或是陪伴家人，不都是類似的狀況嗎？

?

人生卡住了是很麻煩的。所以這次，我想提供三個建議，幫助剛進入職場的年輕朋友事先避免人生因此卡住。

?

1.空出你的大腦

?

2.有效率地做事

?

3.講老板懂的語言

?

關(guān)于第三點「講老板懂的語言」，我先前就分享過相關(guān)概念。歡迎你透過【提案無法說服老板？因為你不懂「老板的語言」】這篇文章了解更多。

?

這次，我會專注來談「空出你的大腦」這個面向。至于如何「有效率地做事」，我們下一篇文章再接著說明。

?

關(guān)于「空出你的大腦」，我想多數(shù)人一開始可能會有疑問的地方是：大腦要怎么空出來呢？又為何要空出來？

?

這概念是這樣。

?

請想像一下，某天你一到公司，老板就把你叫過去交代事情。剛被老板交辦了工作，你腦中一定會接著思考能怎么處理、該做什么準備?？墒悄阕呋刈坏穆飞吓龅搅艘粋€同事，他突然向你提出一個小問題，比方說某個檔案的文件名叫甚么。你可能心想：「這問題不難，等等打開電腦查一下就告訴他?！?/span>

?

可是當(dāng)你一回到座位打開電腦，屏幕上立刻就跳出一個通知，原來是客戶寄信來問問題。對方是大客戶，好像應(yīng)該先響應(yīng)。

?

這時你的分機又響了，是另一個部門的同事來找你要數(shù)據(jù)。對方說很急著要這份數(shù)據(jù)，于是你就想說：「那我先處理這件事，其他事情先等等吧。」

?

以上這樣的情境，是不是光用想像的就讓人感覺非常焦慮呢？甚至隨著事情一直涌來，你可能很快就發(fā)現(xiàn)，別說是記得所有細節(jié)，光是把這些事情記得并確實做完都不太容易。就算想先專注做其中一項，你在過程中也會提心吊膽，擔(dān)心其他事情先擱置有沒有關(guān)系。于是很容易慌亂，也很容易無法專注。

?

對此，我的建議是：從出社會的Day1開始，你就要養(yǎng)成「隨時記筆記」的習(xí)慣。

?

因為記筆記能讓你空出大腦的內(nèi)存；當(dāng)大腦的內(nèi)存能空出來，你就能更有效率地工作，而且再也不會遺忘任何事情！！

?

你不妨就試著把每一個工作都列出來，然后根據(jù)重要性或其他指標來重新排序。然后你每次就專注做一件事，做完就把這件事情劃掉；另外，其他的事情你也都能透過筆記持續(xù)記錄與追蹤。

?

因為所有被指派的工作你都有寫下來，所以就不會忘記。知道不會忘記任何事，你在工作狀態(tài)中就不會感到焦慮，也能專注地完成每項工作，而不是讓自己隨時提心吊膽。

?

而談到筆記，我接下來也想分享我自己常用的三種筆記，包含「待辦事項筆記」、「各類記事的筆記」，以及「發(fā)想筆記」。

?

所謂「待辦事項筆記」，就是當(dāng)我們收到工作指令時，可以把這些指令集中存放的區(qū)域。這可以是老板的指令、可以是會議中討論出的待辦事項、可以是同事請你幫忙的事、當(dāng)然也可以是那些重要但不緊急的私人行程，如身體檢查或洗牙等。

?

我們每個月或每個星期，可以從清單中找出這段時間內(nèi)必須進行的事項，并逐步完成。至于每天，也可以根據(jù)工作進展及事情的輕重緩急，再進一步制定「今日應(yīng)辦事宜」。

?

有了這些不同時間區(qū)間的規(guī)劃，我們就不用再花腦袋里的空間去記什么事情要不要做、有沒有做、完成得如何了，每天就照著規(guī)畫執(zhí)行或微調(diào)就好。

?

比方說，某天剛好一切都很順利，原本排定要做的事一下做完了，那就可以再從待辦清單中找一、兩件重要但不緊急的事情來做。但若今天排定的事情還沒做完，那也沒關(guān)系，明天再繼續(xù)進行就好。

?

總之，當(dāng)你能掌握待辦事項的全貌，知道每月、每星期規(guī)劃要做哪些事情時，自然也就能有意識地在空閑時間安插一些不緊急，但對長期人生而言很重要的事情。

?

很多人常說「工作跟生活要平衡」。所謂「平衡」并非只是回家看劇或耍廢，而是有意識地在繁忙的生活中，安插重要但未必緊急的事情，無論那是洗牙、是健身、是讀書學(xué)習(xí)都好。

?

于是，于公于私你都不會放任自己只是整天救火、只是被動地響應(yīng)別人，而是拿回自己的主導(dǎo)權(quán)──有效掌握自己該做的所有事情，然后根據(jù)每天、每星期或每月的時間狀況把該做的事情卡進去。

?

你多有意識地做這些重要但不緊急的事情，長期而言人生就會有多順利。在人生還沒卡住之前，最好就要有意識地先做這些事情喔

?

說到這，有的人可能還會好奇：「這種待辦事項筆記要用什么方式做？」我認為這就看你的習(xí)慣，使用紙本的筆記本或軟件工具都沒問題，關(guān)鍵在于要方便你規(guī)劃與調(diào)整。

?

我自己是用軟件工具「Microsoft To do」來集中管理待辦事項。這好處在于它是跨平臺的，無論是使用電腦、手機或平板都能輕易同步。所以我可能開會時就快速用手機記錄，在位置上辦公時就用電腦記錄，在通勤時間想到什么就用平板記錄。

?

如果你是個「實體控」，傾向用紙本筆記本來記錄，那也沒問題。

?

針對這個管理方式，我之前寫過一篇文章詳細說明。若你有興趣，可以到【Joe的時間管理術(shù)05 -以遺忘為前提的管理術(shù)】這篇文章去更進一步了解。

?

第二種筆記，是各類記事的筆記。

?

我們在上班時間除了要記得被交辦的工作，其實還會有很多需要記錄的時刻。比方說，你可能在執(zhí)行工作的過程中查了一些數(shù)據(jù)、比較了一些方案，或者前輩、主管教你幾個工作方法，這些都可以透過這類筆記來記錄。又或者，你完成了某些特殊案件，也可以將處理SOP或摘要記錄在這類筆記當(dāng)中，無論是以文字或圖解記錄都沒問題。

?

這類筆記的關(guān)鍵在于必須好記又好找、還要方便記錄各種類型的筆記。

?

前幾年很多人推崇方格筆記本，但我親身使用后，反而覺得點狀的筆記本比方格更好用。原因在于，手寫在點狀筆記本上時，下筆能有基準點、避免跑版。另外，當(dāng)你需要在筆記本上畫圖或是有比例時，這些點也可以作為坐標，讓你記錄起來更方便。

?

所以以手寫的筆記而言，我個人嘗試了不同類型的筆記本之后，還是覺得點狀版面比較好用。

?

當(dāng)然，你要使用Evernote、OneNote或Notion等電子工具來管理也沒問題。這類筆記工具的好處在于方便跨平臺同步，也方便下標簽、下關(guān)鍵字，讓內(nèi)容能分類、或可以快速用關(guān)鍵字搜尋。

?

無論你想用什么工具，關(guān)鍵還是要持續(xù)運用在生活中、持續(xù)把重要的事情都記錄下來。畢竟在職場中，前輩教了我們做事的SOP、給了技術(shù)上的指導(dǎo)、或是任何從網(wǎng)絡(luò)上收集來的數(shù)據(jù)，只要日后還有用到的機會，就該把它們歸檔到筆記中。

?

第三類筆記，是發(fā)想筆記。

?

這類筆記的記錄格式可能相對更多元，有時是文字敘述、有時是圖象、有時是你突然想到某個流程或表單等等。以我自己而言，有時候光是課后跟同學(xué)聊天，可能都會突然有新的課程想法。若能當(dāng)場做個簡單紀錄作為將來開課的參考，絕對是很有價值的。

?

也因此，我認為這類筆記關(guān)鍵在于：隨手可用，尤其要能畫圖。

?

比方說，你可以隨身攜帶一個輕巧好寫的紙本筆記本。

?

以我自己這幾年實驗的結(jié)論而言，太小的筆記本雖然好攜帶，可是不一定好寫，比方說皮太軟，一定得坐下才能寫；或者，想拿來當(dāng)成發(fā)想的畫布，使用起來也總會因為空間狹小而有點局限。

?

我也試過使用比較大的筆記本，例如A3尺寸。它雖然好畫圖、適合自由書寫，但缺點是難攜帶。

?

我這么用下來，覺得最好用的大約是B5尺寸，并且可以平整攤開180度的筆記本。無印良品有好幾款筆記本可以做到這件事、價格也很便宜，不過唯一的缺點就是它使用的是比較軟的牛皮紙封面，必須放在桌上才好書寫。

?

若能負擔(dān)高價一點的選擇，我認為Moleskine的硬殼筆記本很值得考慮。雖然硬殼會讓整體重量重一些，但相較于軟皮筆記本，它無論是拿在手上或放在腿上都能輕松地書寫。

?

如果你想使用電子工具，我則推薦OneNote。因為它允許以上下左右各方向任意擴展，而且在電腦、平板或手機上也都有對應(yīng)的App，使用起來很方便。另外，它也支持手寫筆，當(dāng)你突然有靈感，只要拿出手寫筆，即可記錄各種型式的內(nèi)容。

?

總結(jié)這次的分享，我談到了在職場上和過去在學(xué)校不一樣，沒有老師、同學(xué)會再來提醒我們何時該做什么。所以我們得要有方法地管理待辦工作，避免讓自己陷入不斷被任務(wù)追趕的惡性循環(huán)。

?

你可以靠「待辦事項筆記」來記錄這些事情，此外，你也可以運用「各類記事筆記」和「發(fā)想筆記」，幫助自己把各種收獲和發(fā)現(xiàn)都留存下來！！