重點(diǎn)摘要

秘書的服務(wù)對(duì)象通常為整個(gè)部門或是高階主管，視其技能熟練程度或是資歷深淺而定，基本上都需要具備廣泛的軟件操作能力來處理辦公室的行政事務(wù)。
通常秘書的工作內(nèi)容可概分為兩大層次，依照工齡區(qū)分為「資深秘書」和「資淺秘書」，二者主要職責(zé)和服務(wù)對(duì)象不盡相同。

職業(yè)特性

秘書必須具備溝通協(xié)調(diào)、高情緒穩(wěn)定、耐心、責(zé)任感與解決問題等能力，文件檔案管理仍是秘書最主要的工作內(nèi)容，而主管行程安排確認(rèn)、數(shù)據(jù)搜尋、會(huì)議安排及記錄都是最基本的工作內(nèi)容。原則上，現(xiàn)今秘書的主要工作仍與傳統(tǒng)的秘書相同，只是使用的工具進(jìn)步了。新進(jìn)人員的工作與資深者相比有很大的比例是基礎(chǔ)行政方面，而資深人員重點(diǎn)在于協(xié)助部門主管處理部門事務(wù)。

隨著辦公室作業(yè)愈趨復(fù)雜繁重，秘書的角色也日益重要；因?yàn)檗k公室的電腦自動(dòng)化和組織重整，導(dǎo)致秘書開始承擔(dān)管理和專業(yè)人員的部分責(zé)任，除了執(zhí)行與協(xié)調(diào)辦公室行政活動(dòng)之外，儲(chǔ)存、檢索和整合信息并提供給主管、同僚、顧客也是必要的工作。

實(shí)務(wù)上，企業(yè)常將秘書依工齡區(qū)分為「資深秘書」和「資淺秘書」，資深、資淺沒有明確的工齡界線和工作范圍，主要還是看主管和公司規(guī)定。無論是資深秘書或資淺秘書，都需要利用各式各樣的辦公室設(shè)備來完成任務(wù)，像是傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、視訊會(huì)議和電話系統(tǒng)，而基本行政作業(yè)能力則為共同基礎(chǔ)；通常必須利用電腦預(yù)先完成管理者與專業(yè)人員應(yīng)該處理的工作，例如設(shè)計(jì)空白表格、編輯信件、管理數(shù)據(jù)庫，并應(yīng)利用軟件來完成會(huì)議報(bào)告與文件作業(yè)等。

秘書并非只做靜態(tài)行政作業(yè)，在某些特定的產(chǎn)業(yè)或部門，可能還要與供應(yīng)商交涉，且隨著公司規(guī)模而有不同的交涉程度，大型公司因?yàn)榉止ぽ^細(xì)，與上下游廠商的交涉也僅限于初步聯(lián)絡(luò)事宜，后續(xù)的工作可交由專業(yè)人員去處理；然而在規(guī)模較小的公司中，秘書可能必須全程參與整個(gè)交易過程。

一般而言，資深人員常見的職稱為執(zhí)行秘書、機(jī)要秘書、總經(jīng)理特助、董事長(zhǎng)特助等，通常僅針對(duì)高階主管個(gè)人提供服務(wù)，除了執(zhí)行主管所交付的命令之外，還要處理與主管相關(guān)的行政事務(wù)，例如：商業(yè)書信的往來、與其他主管的聯(lián)系、連絡(luò)和排定會(huì)議行程、準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)告、負(fù)責(zé)公共關(guān)系事務(wù)、跨公司及部門工作協(xié)調(diào)、協(xié)助項(xiàng)目計(jì)劃的評(píng)價(jià)/擬定/執(zhí)行與追蹤、主管會(huì)議運(yùn)作準(zhǔn)則訂定及追蹤、董事長(zhǎng)及主管交辦事務(wù)處理、部門預(yù)算編列、員工訓(xùn)練，甚至可能包括雇用與監(jiān)督其他工作人員；

比起資淺秘書，資深者必須擔(dān)負(fù)更復(fù)雜、艱難的職責(zé)，并且擔(dān)任部門之間或主管間的橋梁。資淺秘書常見的職稱為辦公室助理、行政助理、業(yè)務(wù)助理、部門秘書等，通常不只針對(duì)主管個(gè)人提供服務(wù)，對(duì)象可能為一個(gè)部門、二級(jí)主管或整個(gè)企業(yè)，業(yè)務(wù)上會(huì)接觸到的不僅僅只有直屬主管，還會(huì)處理到工程師或其他管理人員的事務(wù)；在有制度、規(guī)模較大的公司，人數(shù)可能多到形成一個(gè)處理全公司行政作業(yè)的單位或部門，基本作業(yè)為數(shù)據(jù)歸檔、協(xié)助部門主管處理部門事務(wù)、會(huì)議安排、支援翻譯、各部門行政庶務(wù)、文件繕打/收發(fā)、檔案管理等。

另外，尚有其他特殊職稱秘書或?qū)I(yè)秘書，這類秘書隨著經(jīng)驗(yàn)和產(chǎn)業(yè)而有不同的工作責(zé)任，像是法律和醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)可能會(huì)需要熟悉專業(yè)術(shù)語和流程知識(shí)的秘書來協(xié)助完成高度專業(yè)的工作，部分產(chǎn)業(yè)或公司則可能會(huì)要求具備與供應(yīng)商交涉的經(jīng)驗(yàn)；但大體而言，多數(shù)產(chǎn)業(yè)不會(huì)要求如此瑣碎，對(duì)于一般秘書的要求并不嚴(yán)格，主要系因?yàn)樵诂F(xiàn)代企業(yè)專業(yè)分工的情況下，許多產(chǎn)業(yè)都有專業(yè)經(jīng)理人去處理專業(yè)問題，秘書只要具備基本行政作業(yè)能力即可。

秘書正在處理日常庶務(wù)

工作條件

秘書的工作地點(diǎn)分布廣泛，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)或企業(yè)都需要秘書，通常在學(xué)校、醫(yī)院、私人企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、律師事務(wù)所或藥廠等都可以見其蹤跡。秘書的工作時(shí)間依主管而定，如果主管有上班，秘書就必須隨行在旁，重點(diǎn)是以配合主管的時(shí)間、習(xí)慣為原則；大多數(shù)秘書還是朝九晚五的正常上下班，有些則從早上9:00到下午6:00，基本上還是平均一星期40小時(shí)，一天工作8小時(shí)的全職員工。另外，加班時(shí)段和休假制度通常是依公司規(guī)定，周休2日是最基本的；彈性工時(shí)方面，國內(nèi)秘書較無此種情況，大多數(shù)秘書都是穩(wěn)定上下班的上班族

秘書因工作內(nèi)容及時(shí)數(shù)的關(guān)系，長(zhǎng)時(shí)間待在辦公椅上是無法避免的；有些秘書負(fù)責(zé)繕打、輸入數(shù)據(jù)，會(huì)盯著電腦屏幕相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，因而有可能造成眼睛疲勞、感受壓力和手腕受傷等職業(yè)傷害。

秘書遠(yuǎn)距離辦公雖然是一個(gè)很理想的情況，但現(xiàn)實(shí)中卻很難辦到及運(yùn)用，尤其是在沒有完善的辦公室系統(tǒng)支持下。而工作分享則因?yàn)槊貢g的工作性質(zhì)大致相似，所以大部分的工作都可以互相支持；但對(duì)于個(gè)人特定的專業(yè)職責(zé)，則必須由專人處理，而無法達(dá)到完全的分享。?

訓(xùn)練資格及升遷

高中學(xué)歷以上、具備中英文打字能力、數(shù)字概念清楚、應(yīng)對(duì)得體，即可擔(dān)任最基層的秘書職位，但隨著高等教育普及，大專以上學(xué)歷漸漸變成普遍的要求，能廣泛應(yīng)用各種軟件者（如文字處理、電子表格與數(shù)據(jù)庫管理等）較容易受到青睞，并應(yīng)專精或擅長(zhǎng)于文字輸入、拼字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、文法以及口語溝通。由于秘書在處理有關(guān)人際問題上需具備相當(dāng)程度的機(jī)智，因此雇主也傾向?qū)で竽芴峁┖玫念櫩头?wù)與具備良好人際關(guān)系技巧者；因此，具備謹(jǐn)慎、判斷力、組織或管理能力、主動(dòng)、口風(fēng)緊以及獨(dú)立工作的能力對(duì)于擔(dān)任高階行政職位者而言更是重要。

擔(dān)任秘書工作亦需具備基本的書記/語文/顧客服務(wù)/電腦與行政管理等相關(guān)知識(shí)、閱讀能力/時(shí)間管理/口語溝通與協(xié)調(diào)整合等技能，以及主動(dòng)聆聽與學(xué)習(xí)、自我控制等態(tài)度。隨著辦公室自動(dòng)化的發(fā)展，持續(xù)的教育與再訓(xùn)練對(duì)于秘書工作將愈來愈重要；辦公室環(huán)境的改變，增加了對(duì)于調(diào)節(jié)力強(qiáng)與具備多技能秘書的需求。因此秘書可能需要上課或參加在線教育系統(tǒng)，以學(xué)習(xí)如何使用新的辦公科技（如信息儲(chǔ)存系統(tǒng)、掃描儀、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)或最新的套裝軟體等），小型組織內(nèi)甚至必須負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的選擇與維修。

秘書可藉由許多方式來獲得所需的技能，在內(nèi)部訓(xùn)練方面有基本辦公室訓(xùn)練、語文能力訓(xùn)練、時(shí)間管理、項(xiàng)目管理、最新軟件的學(xué)習(xí)等，外部訓(xùn)練方面則可考慮秘書協(xié)會(huì)所提供的訓(xùn)練課程；若有意愿的話，也可依公司補(bǔ)助進(jìn)修的相關(guān)辦法自行前往社區(qū)大學(xué)或勞動(dòng)部勞動(dòng)力發(fā)展署進(jìn)行在職進(jìn)修。

一般來說，秘書的升遷系指晉升到負(fù)有更多責(zé)任的行政職位。由于秘書的績(jī)效難以量化計(jì)算，因此能擴(kuò)充自己對(duì)于公司運(yùn)作的相關(guān)知識(shí)、增加本身的技能并建立良好人際關(guān)系者，將較能晉升為資深或執(zhí)行秘書、辦事員的監(jiān)督者或部門的管理者等；而具備文書處理經(jīng)驗(yàn)的秘書，則能發(fā)展至文字處理或數(shù)據(jù)輸入的訓(xùn)練者、監(jiān)督者或管理者。此外，秘書透過對(duì)企業(yè)內(nèi)部的熟悉及對(duì)組織專業(yè)的學(xué)習(xí)，也可以跨部門發(fā)展，國內(nèi)有不少公司人力資源主管或客戶服務(wù)主管是由秘書轉(zhuǎn)任的成功案例。

前景與展望

受辦公室自動(dòng)化及組織重整的影響，近年來秘書的生產(chǎn)力大幅增加，電腦、電子郵件、掃描機(jī)以及語音留言系統(tǒng)等均使其工作更能達(dá)到事半功倍的效果。電腦普遍化將對(duì)秘書的工作內(nèi)容造成沖擊，未來秘書有可能不需要到辦公室上班，在家中利用網(wǎng)絡(luò)、電腦就可以從事文書處理等工作；但客戶接待、溝通聯(lián)系的部分仍然需要自己來做，例如接聽電話等，也因此有「電話秘書」應(yīng)運(yùn)而生。也因?yàn)樽詣?dòng)化設(shè)備的使用，秘書的人數(shù)將會(huì)愈來愈少，其工作分配及服務(wù)對(duì)象也產(chǎn)生一些改變。

由于e化和科技發(fā)展的關(guān)系，許多主管都能夠應(yīng)用電腦來處理行政上的事務(wù)，有愈來愈多的專家及經(jīng)理人自已處理文書及少量數(shù)據(jù)登錄，而不是交給秘書執(zhí)行；當(dāng)愈來愈多人都能做秘書的相關(guān)工作時(shí)，許多公司將過去一個(gè)專家/主管配置一個(gè)秘書的傳統(tǒng)，擴(kuò)充其服務(wù)對(duì)象至一個(gè)部門或一個(gè)單位，以提高秘書的服務(wù)效益。這將導(dǎo)致只處理行政工作的基層秘書可能被解雇、被約聘/派遣人員取代，或是直接將打字、數(shù)據(jù)輸入、行程安排等簡(jiǎn)單的例行工作外包給其他專職公司，以減低組織對(duì)秘書人員的依賴與需求。

另一方面，雖然辦公室科技不斷進(jìn)步，使得秘書的工作愈來愈容易被取代，但秘書工作中屬于人際互動(dòng)性質(zhì)的部分倒是很難被自動(dòng)化，包括會(huì)議規(guī)劃與記錄、與顧客接觸、高階主管私人公關(guān)事務(wù)等等；高階主管秘書通常都是在執(zhí)行此類互動(dòng)性質(zhì)較高的工作，因?yàn)槠渌鄯e的廣闊人脈、對(duì)公司和產(chǎn)業(yè)內(nèi)運(yùn)作體系的了解，以及高階主管的信賴等，將使得高階秘書愈來愈受重視且不容易被取代。

在辦公室e化的沖擊下，秘書工作將不再需要這么多人手，因此原本擔(dān)任秘書的人會(huì)利用其基本工作能力，逐步接觸其他部門的工作（例如人力資源等后勤支持部門，或是類似行銷等需要展現(xiàn)人際互動(dòng)技巧的部門），而漸漸地移轉(zhuǎn)其工作與專業(yè)重心。

以就業(yè)市場(chǎng)而言，大多數(shù)公司中最高階秘書（如董事長(zhǎng)特助、總經(jīng)理特助、執(zhí)行秘書、機(jī)要秘書等）通常只有一個(gè)職缺，且任職期間很長(zhǎng)，底下的秘書不容易有晉升及發(fā)展機(jī)會(huì)，所以國內(nèi)很少有人立志一輩子擔(dān)任秘書。大部分的人將秘書工作當(dāng)成轉(zhuǎn)職跳板，尤其是跳到人力資源部門；主要系因?yàn)楹芏嗬习逑Ｍ肆Y源部?jī)?nèi)的員工是自己所熟識(shí)且信賴的人，所以通常秘書轉(zhuǎn)往人力資源部門發(fā)展看起來是件很自然的事。

這趨勢(shì)意味著將來秘書的工作職涯會(huì)面臨更多挑戰(zhàn)，并且需要學(xué)習(xí)多面向的知識(shí)與技能（如對(duì)數(shù)字的敏感度、多種外語能力、人際關(guān)系的處理、主動(dòng)多為老板著想等等），才不會(huì)在電子化的潮流下被淘汰；另外，發(fā)掘自己的第二專長(zhǎng)、找到核心能力，以提升秘書在團(tuán)隊(duì)中的附加價(jià)值，亦是未來成功的秘書所需追求的目標(biāo)。