大家都在如期進(jìn)行自己的工作，你的工作為什么都做不完?今天小編帶大家分析一下工作效率低的原因有哪些?如何提高效率?

　　第一，公文包塞很滿，什么東西都要帶，卻沒(méi)用到過(guò)!

　　想讓工作速度提升，先從幫公文包瘦身開(kāi)始!

　　你平常使用的公文包大不大?被工作追著跑的人，有一個(gè)共通的特征，那就是使用的公文包特別大。

　　拜訪客戶的時(shí)候，總是拎著一個(gè)巨大的公文包，里頭塞著厚厚的提案書(shū)，以及不太可能派得上用場(chǎng)的參考資料。甚至還放了幾本路上要看的書(shū)，搞得整個(gè)公文包沉重?zé)o比(而且那幾本書(shū)很可能就這么一直帶著，永遠(yuǎn)沒(méi)有看完的一天)。

　　面對(duì)客戶的時(shí)候，為了不枉費(fèi)自己特地制作的超厚提案書(shū)，拼命講得口沫橫飛，結(jié)果沒(méi)辦法在約好的時(shí)間內(nèi)結(jié)束，最后搞得手忙腳亂。

　　而且會(huì)把公文包塞得爆滿的人，通常自己的工作行程也會(huì)塞得爆滿。例如總是把交通時(shí)間算得剛剛好，一天約了五、六個(gè)客戶，結(jié)果可能因?yàn)橐淮紊陶勌斫Y(jié)束，或是遇上電車誤點(diǎn)，導(dǎo)致后面的約全部延誤，給客戶添麻煩。不僅如此，而且很容易不小心接下超過(guò)自己所能負(fù)荷的工作量。

　　太過(guò)相信自己的能力，受到托付時(shí)總認(rèn)為這一點(diǎn)工作應(yīng)該擠得下，不但工作檔期規(guī)劃不夠精確，而且太過(guò)低估每一件工作所需要花費(fèi)的時(shí)間。有時(shí)甚至完全沒(méi)有進(jìn)行評(píng)估，就接下工作。到頭來(lái)工作處理不完，不僅給別人添麻煩，而且還得借助別人的幫助才能度過(guò)難關(guān)。

　　另一方面，工作提早結(jié)束的人，使用的必定是小尺寸的公文包。

　　因?yàn)樾?，能放的文件?dāng)然不多。提案書(shū)必須盡量精簡(jiǎn)，而且不能攜帶太多無(wú)關(guān)緊要的資料。如此一來(lái)，向客戶說(shuō)明時(shí)也會(huì)變得言簡(jiǎn)意賅、掌握重點(diǎn)。而且這種人不會(huì)排出太過(guò)勉強(qiáng)自己的檔期安排及工作計(jì)畫(huà)，他們相當(dāng)清楚自己一小時(shí)能處理多少工作，因此當(dāng)工作找上門(mén)時(shí)，會(huì)懂得量力而為，不會(huì)勉強(qiáng)接下，當(dāng)然也就幾乎不會(huì)給他人添麻煩。安排一天的行程時(shí)，他們也會(huì)習(xí)慣將電車誤點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)納入考量，加入一些緩沖的時(shí)間。

　　這種人永遠(yuǎn)只做自己做得到的事，只帶一定會(huì)用得到的東西。

　　提高效率訣竅：不在工作的時(shí)間安排上太過(guò)勉強(qiáng)自己。

　　為了在不影響工作便利性的前提下縮小公文包，提供作者所采用的一些技巧：

　?。?）電腦里已經(jīng)有的資料，就不攜帶紙本。

　　（2）用不到的東西，盡可能不要放入公文包里。

　?。?）可能用得到的東西，要先想像出這樣?xùn)|西派上用場(chǎng)的具體情境，才能放入公文包內(nèi)。

　?。?）每次回到辦公室，就把公文包里的所有資料全部拿出來(lái)。

　?。?）筆記本只帶一本。

　?。?）筆記用具全部放進(jìn)鉛筆盒內(nèi)，筆最多只帶兩支。

　　（7）事先預(yù)期客戶會(huì)交付某些資料，在公事包內(nèi)放入空的透明文件夾。

　　（8）隨身攜帶釘書(shū)機(jī)，以避免紙張散落。

　?。?）一個(gè)文件夾里不放兩家客戶公司的資料，以避免混淆。

　?。?0）帶在身邊的書(shū)不超過(guò)兩本。

　?。?1）就算是一定會(huì)用到的物品，備用品也僅限一件。

　?。?2）水、糖果除非完全喝光、吃光了，否則絕不再買。

　　（13）不要過(guò)度依賴電子錢包。

　　如果是到講座上課或拜訪客戶，會(huì)先制作出一份攜帶物品清單，只帶清單上所寫(xiě)的物品(有例外)。

　　第二，遇到大件工作就想拖延，期限逼近才手忙!

　　大件工作讓你想拖延?高產(chǎn)出的人都用這招解決：

　　制作提案書(shū)或企劃書(shū)這類需要發(fā)揮創(chuàng)造力的工作，或是構(gòu)思新進(jìn)人員的招募計(jì)畫(huà)這類需要花長(zhǎng)時(shí)間處理的工作，很容易遭到暫時(shí)擱置。等到工作期限逼近了，才開(kāi)始手忙腳亂的趕緊處理。說(shuō)穿了，就是不到火燒眉毛就不做，等到?jīng)]時(shí)間了才咬緊牙關(guān)硬把東西擠出來(lái)。習(xí)慣這種做事方式的人，就是最后沖刺型的人。

　　或許有些人會(huì)認(rèn)為反正最后趕得出來(lái)就行了。但這種最后沖刺型的做法隱含著許多風(fēng)險(xiǎn)。例如你可能會(huì)遇到以下這些狀況：

　?。?）趕在期限前完成的企劃書(shū)不符合上司所要求的方向，只好熬夜重做。

　?。?）平常固定合作的設(shè)計(jì)師，不僅成果品質(zhì)佳且只要兩個(gè)工作天就能完成工作。但是你一聯(lián)絡(luò)之下，才發(fā)現(xiàn)該設(shè)計(jì)師正在放長(zhǎng)假。你無(wú)計(jì)可施，只好趕緊把工作委托給另一名從網(wǎng)絡(luò)上找來(lái)的設(shè)計(jì)師。沒(méi)想到該設(shè)計(jì)師需要的工作天數(shù)比較長(zhǎng)，最后沒(méi)能趕在客戶交代的期限內(nèi)完成，而且設(shè)計(jì)出來(lái)的品質(zhì)還不怎么樣。

　?。?）原本兩星期前預(yù)約就可以的飯店，竟然客滿了。而且因?yàn)楫?dāng)?shù)貏偤靡e辦一場(chǎng)學(xué)術(shù)研討會(huì)的關(guān)系，附近的飯店也都處于客滿的狀態(tài)。你迫于無(wú)奈，只好改訂比較遠(yuǎn)的飯店，給不少人添了麻煩。

　　但如果早點(diǎn)開(kāi)始處理，這些情況大多可以避免。就算真的出了什么意外，也還來(lái)得及想出更好的因應(yīng)對(duì)策。換句話說(shuō)，起步?jīng)_刺能夠有效減少工作量。

　　工作總是等到最后才完成的人，大多帶有以下三種特質(zhì)：

　　1. 覺(jué)得臨時(shí)抱佛腳能夠帶來(lái)快感

　　這種人就是喜歡臨時(shí)抱佛腳。情況愈危急，心情愈亢奮。

　　像這樣的人，大多是在當(dāng)學(xué)生的時(shí)候感受到了熬夜讀書(shū)沖刺的快感。因此他喜歡在工作最后期限的一星期前開(kāi)始奮戰(zhàn)，每天只睡三小時(shí)，在最后關(guān)頭將工作完成。換句話說(shuō)，不到最后關(guān)頭，他們是不會(huì)采取行動(dòng)的。

　　2. 對(duì)工作內(nèi)容只有大方向的概念

　　這種人對(duì)工作往往只抱持著大方向的概念，例如制作要向B 公司提案的企劃書(shū)，或是準(zhǔn)備講座資料等。由于范圍太大，容易提不起勁。

　　但如果把制作B公司的企劃書(shū)切割成：思考客戶在意的是什么，寫(xiě)出企劃書(shū)的核心概念、寫(xiě)出企劃書(shū)的大概、想好大綱、訂定行程計(jì)劃等等細(xì)節(jié)，每個(gè)細(xì)節(jié)看起來(lái)都不是什么太困難的事情(像這樣把巨大的任務(wù)進(jìn)行切割之后一一消化，在心理學(xué)上稱作下切法) 。

　　可惜這種人往往不懂得將工作進(jìn)行切割，因?yàn)椴环秶?，一時(shí)之間知該如何下手，這時(shí)就會(huì)產(chǎn)生這工作有點(diǎn)棘手，不如先從較緊急、期限較短的工作開(kāi)始處理的念頭。然而遭到擱置的那件事情，卻會(huì)成為心中的疙瘩。內(nèi)心深處一直想著那件工作還沒(méi)做，沒(méi)有辦法集中精神，最后導(dǎo)致先處理的工作也沒(méi)有辦法做好，或是拖長(zhǎng)了完成的時(shí)間。

　　3. 把希望寄托在未來(lái)的自己身上

　　習(xí)慣擱置工作的人，經(jīng)常會(huì)把晚點(diǎn)再來(lái)處理這種話掛在嘴邊。晚點(diǎn)再來(lái)處理這句話，隱含著晚點(diǎn)我就會(huì)知道該怎么做了或是過(guò)一陣子我就會(huì)想出辦法之類的期盼。

　　但其實(shí)把工作延到以后再做，最后只會(huì)面臨另一個(gè)狀況幾乎完全沒(méi)有改變的現(xiàn)在而已。大多數(shù)的人都會(huì)認(rèn)為未來(lái)的處境會(huì)比現(xiàn)在好，未來(lái)的自己會(huì)比現(xiàn)在的自己更有能力，可惜那只是一種錯(cuò)覺(jué)。

　　阻撓工作進(jìn)展的重要因素之一，就是不肯付諸行動(dòng)。復(fù)雜或是費(fèi)時(shí)的工作，通常只要愿意動(dòng)手處理，就已經(jīng)算是完成了一半。把工作留到以后再做，不可能為你帶來(lái)任何好處。

　　如果你愿意花費(fèi)精力在最后沖刺上，為什么不早一點(diǎn)花費(fèi)相同的精力，在起步后馬上開(kāi)始沖刺?這么做不僅更能集中精神，而且需要花在工作上的時(shí)間也比較短。把龐大的工作切割成許多細(xì)節(jié)，訂定完成計(jì)劃表，掌握整體的進(jìn)度，將細(xì)節(jié)一件件消化掉，才是正確的策略。

　　一接到工作，請(qǐng)你立刻加以切割并動(dòng)手處理，千萬(wàn)不要猶豫。